Archiwum Państwowe w Warszawie
Instrukcje postępowania z dokumentacją
Artykuły
Normatywy kancelaryjne i archiwalne
Normatywy kancelaryjne i archiwalne, czyli przepisy kancelaryjne i archiwalne to:
- instrukcja kancelaryjna,
- jednolity rzeczowy wykaz akt,
- instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego lub instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt.
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:
- Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
- Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
- Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
- Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
- Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
- Formy załatwiania spraw
- Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
- Zasady podpisywania pism
- Ustalenia dotyczące wysyłania pism
- Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
- Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
- Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
- Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.
Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:
- tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
- sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,
- zasady udostępniania akt,
- wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:
- Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt
- Personel archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki personel
- Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki lokal
- Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/ składnicy akt
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/ składnicy akt link do zakładki brakowanie
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego link do zakładki przejmowanie
- Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt
- Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.
Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla poszczególnych jednostek organizacyjnych znajduje się także na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: www.archiwa.gov.pl w dziale Zarządzanie dokumentacją.
Podmioty zobowiązane do uzgodnienia/zatwierdzenia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie na podstawie art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r., poz. 217 z późn. zm.) - i stosowania: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej.
Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Powyższego Rozporządzenia nie stosują więc takie jednostki jak, np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale.
Podmioty prywatne mogą zwrócić się do Archiwum Państwowego w Warszawie z wnioskiem o zaopiniowanie projektu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.
Rozwiń Metryka
Podmiot udostępniający informację: | |
---|---|
Data utworzenia: | 2015-05-26 |
Data publikacji: | 2015-05-26 |
Osoba sporządzająca dokument: | |
Osoba wprowadzająca dokument: | |
Liczba odwiedzin: | 144570 |