Archiwum Państwowe w Warszawie

Co to jest archiwum?

„Archiwum” to termin pochodzący od greckiego słowa archeion, oznaczającego siedzibę władzy.
W średniowieczu nazywano tak skrzynię lub zabezpieczone miejsce, w którym przechowywano akta publiczne.
Obecnie jest to termin używany dość powszechnie, posiadający kilka znaczeń, jak np:

• Miejsce przechowywania pism, które straciły swą aktualność i niejako wyszły z obiegu (np. budynek lub lokal);

• Komórka organizacyjna w instytucji powołana do przejmowania, zabezpieczania, przechowywania i porządkowania materiałów archiwalnych tej instytucji;

• Instytucja (o charakterze urzędu administracyjnego, urzędu wiary publicznej i placówki naukowej) powołana do: kształtowania, gromadzenia, zabezpieczania, przechowywania, ewidencjonowania, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych oraz posiadająca uprawnienia do: wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów i kopii z materiałów archiwalnych; publikowania źródeł i pomocy archiwalnych; prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki;

• Zespół, grupa zespołów lub zbiór archiwalny powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, rodziny lub osoby fizycznej.

Jakie zadania realizuje archiwum?

• Archiwum kształtuje narastający zasób archiwalny, czyli wpływa na twórców zespołów, przez prowadzenie instruktażu i nadzoru, ażeby materiały archiwalne o wartości historycznej były prawidłowo zabezpieczane.

• Archiwum gromadzi materiały archiwalne, czyli uzupełnia zasób archiwalny przez dopływy (przejęcia od twórcy zespołu), w drodze rewindykacji (ekstradycji), scalania, nabytków (dary, depozyty, kupno).

Pojęcia, które warto poznać, abu nie zgubić się w świecie archiwów i archiwaliów

Państwowy zasób archiwalny — całość materiałów archiwalnych kwalifikujących się do trwałego przechowywania w archiwach znajdujących się we władaniu państwa lub pod jego ochroną prawną, niezależnie od miejsca przechowywania.

Zasób archiwum — całość materiałów archiwalnych danego archiwum.

Archiwalia — materiały archiwalne przechowywane albo kwalifikujące się do trwałego przechowywania w archiwum.

Materiały archiwalne — wszelkie dokumenty będące wytworem działalności twórców zespołów kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum.

Jak przygotować się do rozpoczęcia poszukiwań archiwalnych?

Przed przystąpieniem do poszukiwań archiwalnych warto zapoznać się z publikacjami dotyczącymi interesującej nas problematyki.

Dobrze jest zacząć od zapoznania się z tłem historycznym badanej epoki, a następnie konkretnego regionu stanowiącego przedmiot badań, jego przynależnością państwową, administracyjną, kościelną. W tym zakresie pomocą służą biblioteki, które gromadzą m.in. prasę lokalną, publikacje regionalne, monografie dotyczące miejscowości, instytucji i osób z nimi związanych, stare książki telefoniczne i adresowe, słowniki biograficzne pozwalające odnaleźć informacje o konkretnych osobach. Ogromną zaletą większości publikacji jest zawarta w nich bibliografia oraz przypisy, odsyłające do innych wydawnictw, a często nawet do konkretnych materiałów archiwalnych.

Do czego służą pomoce archiwalne?

Pomoce archiwalne to różne postacie opracowań sporządzonych wg ustalonych zasad. Informują one o formie i treści materiałów archiwalnych przechowywanych w danym archiwum. Są opracowywane  na potrzeby ewidencji, informacji i udostępniania. Zaliczają się do nich: informatory o zasobie archiwum, przewodniki po zasobie archiwum, przewodniki po zespole (zbiorze) archiwalnym, inwentarze archiwalne, katalogi tematyczne, indeksy, skorowidze, sumariusze. Służą wszystkim, którzy pracują z materiałami archiwalnymi, zarówno pracownikom archiwum, jak i korzystającym z archiwaliów w pracowniach naukowych, gdyż pomagają dotrzeć do konkretnych dokumentów.