Instrukcje postępowania z dokumentacją

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

Artykuły

Normatywy kancelaryjne i archiwalne

Normatywy kancelaryjne i archiwalne, czyli przepisy kancelaryjne i archiwalne to:


Instrukcja kancelaryjna
określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:

  • Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
  • Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
  • Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
  • Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
  • Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
  • Formy załatwiania spraw
  • Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
  • Zasady podpisywania pism
  • Ustalenia dotyczące wysyłania pism
  • Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
  • Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
  • Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
  • Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.


Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt
reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:

  • tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
  • sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,
  • zasady udostępniania akt,
  • wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:

  • Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt
  • Personel archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki personel
  • Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki lokal
  • Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
  • Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/ składnicy akt
  • Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
  • Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
  • Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
  • Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/ składnicy akt link do zakładki brakowanie
  • Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego link do zakładki przejmowanie
  • Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt
  • Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej. 


Jednolity rzeczowy wykaz akt
stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.

Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji dla poszczególnych jednostek organizacyjnych znajduje się także na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: www.archiwa.gov.pl w dziale Zarządzanie dokumentacją.

1 lipca 2015

Podmioty zobowiązane do uzgodnienia/zatwierdzenia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych

Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania i stosowania: instrukcji kancelaryjnej  i instrukcji archiwalnej i po ich zatwierdzeniu (por. art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt po jego uzgodnieniu (por. § 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych).

 

Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Powyższego Rozporządzenia nie stosują więc takie jednostki jak, np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale.

 

Podmioty prywatne mogą zwrócić się do Archiwum Państwowego w Warszawie z wnioskiem o zaopiniowanie projektu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

1 lipca 2015

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2015-05-26
Data publikacji:2015-05-26
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:45662